メール管理を成功させるための実証済みのヒント

公開: 2022-08-21

毎日何百万ものメールが送信される世界では、受信トレイの管理が必要です。 電子メールは人々がコミュニケーションをとるための優れた方法であるため、多くの組織は、内部および顧客対応の活動を電子メールに依存しています。 しかし、すべてを整理し、タイムリーにメールに返信することは、言うは易く行うは難しです。

1 日に 30 回以上ビジネス メールをチェックし、メッセージへの返信に毎週数え切れないほどの時間を費やし、仕事中にほとんど何もできないことに気付いた場合は、これらの実証済みのヒントと専門家向けのメール管理戦略を確認する必要があります。

メール管理とは?

メール管理とは、生産性を最適化するためにメールをチェック、返信、および整理することです。

メール管理は、あらゆる種類のビジネスにとって重要です。 ベンダーとのタイムリーな連絡を維持し、ほぼすべての人に到達できるマーケティング チャネルを提供します。 また、顧客関係を改善し、より信頼できるやり取りを可能にし、最も重要なメッセージに最初に応答できるようにします。 消費者の 90% がビジネスから購入する前にオンライン レビューをチェックするという事実を考慮すると、潜在的な顧客を待たせて遠ざける余裕はありません。

メール管理プラン-分

メール管理の実証済みのヒント:

最近の調査によると、アメリカの労働者の 69% は勤務時間外にビジネス メールをチェックしており、79% は休暇中にもメールの受信トレイをチェックしています。 このように思われる場合は、メールの受信トレイ管理戦略を改善することでメリットが得られることを示しています。

従業員が受信トレイを整理するために使用できるさまざまな電子メール ツールとアドオン、および電子メール管理戦略を改善するための職場での電子メール管理のベスト プラクティスがあります。

1) 毎日のメール管理の時間をスケジュールに入れる

新しい通知を受け取るたびにメールをチェックしたくなるかもしれませんが、実際には逆効果です。 電子メールを管理するより良い方法は、電子メールをチェックして返信する特定の時間をスケジュールすることです。 そうすれば、1 日がメールに支配されず、より多くの仕事を成し遂げることに集中できます。

また、割り当てられた時間枠内でできるだけ多くのメールを処理するために、この時間帯にマルチタスクを行わないようにすることも重要です。 一部のメールは時間に敏感な場合がありますが、本当に差し迫った何かがある場合は、電話を受ける可能性が高いことを覚えておいてください.

この方法を使用すると、ワークロードを維持しながら、電子メールが迅速に処理されるようにすることができます。

2) メールを分類するためのラベルとフォルダーを作成する

メール管理の鍵は整理です。 メール ワークフローを効率化するために、メールを分類するためのラベルとフォルダーを作成できます。 メールをカテゴリに分類すると、メール メッセージごとに精神的にギアを切り替えることなく、集中力を維持できます。 また、後で必要なメッセージを簡単に見つけられるように、すべてを整理しておくのにも役立ちます。

タスクに関連し、識別しやすい命名システムを決定することから始めます。 部門、プロジェクト、送信者、または自分に適した別の命名システムによって電子メールを分類できます。 次に、Gmail の階層システムまたはネストされたラベルを使用して、メールをさらにサブカテゴリに整理できます。

たとえば、「人事」というタイトルの電子メールのカテゴリがあるとします。 責任に応じて、そのフォルダ内にサブカテゴリがあり、担当者を部門、役割、または現在のプロジェクトごとに分けている場合があります。 目標は、必要なときにメールを簡単に識別して見つけられるようにすることです。

3) 不要なメールを削除する

平均的な専門家は、毎日 120 通以上の新しい電子メールを受け取りますが、そのほとんどは返信を保証するものではありません。 不必要なプロモーション メール、一連のメール、非公式の内部スレッドに気が散ることはどのくらいありますか? 読む不要なメールの数を減らすことができれば、実際に返信が必要なメールの 4 分の 1 に作業負荷を簡単に減らすことができます。

ニュースレターの購読を解除するか、仕事用のメールとは別の専用フォルダーに送信してください。 内部コミュニケーション、ビジネス関連のサブスクリプション、および B2B プロモーションをそれぞれの受信トレイに注ぎ込みます。 そして、一日の始まりにメールに目を通し、無関係なメールを大量に削除します。

メール プロバイダーを設定して、メールを別のフォルダーに自動的にアーカイブします。 そうすれば、メールを何度も開いたり、適切な場所にドラッグしたりする時間を無駄にすることはありません。 たとえば、請求メールは自動的に経理フォルダーにルーティングされ、利害関係者のメールは適切なプロジェクト フォルダーに送信され、ブログと購読はニュースレター フォルダーに送信されます。

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4) メールの受信トレイを操作するための制限時間を設定する

1 日の特定の時間を電子メール管理のために確保することに加えて、一定時間だけ電子メールを操作することも役立ちます。 午前 10:00 と午後 1:00 にメールをチェックする予定であるが、受信ボックスを通過するのに 2 時間かかる場合、実際には時間の節約にはなりません。 メールの受信トレイを管理するより良い方法は、メールごとに 1 分ルールを使用することです。

1 分ルールは、ワーカーが短期間に大量の電子メールをクリアするのに役立ちます。 1 通のメールが 1 分しかない場合、脳は重要な情報に集中するため、できるだけ早くメールに返信したり、メールをアーカイブしたりできます。

返信に 1 分以上かかるメールに遭遇した場合は、それをアーカイブし、簡単なメールを確認した後に戻ってください。 また、長い返信を書く義務を感じないでください。 礼儀正しく、ただし、できれば 1 分以内に簡潔に要点を伝えてください。

5) 重要なメール

メールの受信トレイを調べて、不要なメールを削除し、返信が不要なメールをすばやくアーカイブしている間に、返信が必要なメールにフラグを立てる必要もあります。

すべての電子メールが 1 分以内に解決できるわけではなく、より重要なメッセージは遅かれ早かれ対処する必要があります。 時間がないメールを見つけた場合は、フラグを立てて、返信に適切な時間を割くことができるときに戻ってきてください。

これは、メールの受信トレイ管理ワークフローを妨げないため、メールをより迅速に消去できるため効果的です。また、スターやフラグが付けられたメールに集中できるため、より良い決定を下すのに役立ちます.

1 日 1 回、重要なメールに返信する時間を作り、週末までに未解決の問題を解決するために、週末に余分な時間を確保してください。 そうすれば、前の週からの持ち越しを少なくして、月曜日に仕事に戻ることができます。 重要なメールに優先順位を付けるもう 1 つの方法は、一連の「[日付] までに返信」フォルダを作成して、タイムラインを常に把握し、送信者にタイムリーに応答できるようにすることです。

6) プロモーション メール/メール チェーンの登録を解除する

私たちは皆、当時重要だと誓った購読メールにサインアップしましたが、そのブログやニュースレターからのメールを1通も開かなかった. これらのメールが受信トレイの不要なスペースを占有しないようにしてください。 あまり読まないコンテンツの登録を解除し、時間を無駄にする会話やメール チェーンから離れてください。

説得力のある記事が出てきたり、関連するニュースが配信されたり、便利なヒントが頻繁に送信されたりした場合に、購読を解除することを恐れる人もいます. これらのサブスクリプションからの電子メールを読む頻度を評価し、より重要な電子メールから注意をそらす、無関係で非生産的なコンテンツから容赦なく購読を解除してください。

7) ミニメール/複数の受信トレイを作成する

メールの受信トレイをより効果的に整理するもう 1 つの方法は、さまざまな種類のメールに複数のメール アカウントを使用することです。 オンライン ショッピング、確認メール、クレジット カード リマインダー用に別のメール アカウントを使用すると、ビジネス メールが個人用メール アカウントに適したものでいっぱいになるのを防ぐことができます。

さらに、このタイプの電子メールは多くの場合、返信を必要とせず、情報提供のみを目的としています。 これにより、特定のフォルダーやカテゴリ、または別の受信トレイへの自動ルーティングの最適な候補になります.

ほとんどのメール プロバイダーでは、メール アカウントを簡単に接続できるため、受信トレイ間をシームレスに移動できます。 重要度の低い電子メール カテゴリ用に、ビジネス用電子メール アカウントに接続された電子メール エイリアス アカウントを作成するツールを提供するものもあります。

8) メールツールとアドオンを適用する

メールの受信トレイの管理のストレスや複雑さを軽減するために利用できるメール ツールやアドオンはたくさんあります。 たとえば、似たような電子メール メッセージを何度も送信していることがわかった場合は、繰り返し返信するためのテンプレートを作成できます。 これにより、1 日の時間を大幅に節約できます。 各メールを個別に入力する代わりに、テンプレートはコピー、貼り付け、カスタマイズ、および送信と同じくらい簡単です.

各メール プロバイダーは、メールを管理するためのさまざまなツールを提供しています。 一般的なメール プロバイダーと、それらが提供するメール管理ツールの例を次に示します。

a) Gmail

Gmail は、全メール ユーザーの約 67% を占め、世界最大のメール プロバイダーの 1 つです。 基本的なメール ツールの幅広いコレクションに加えて、Google は、必要に応じて使用できる Gmail Labs の一連のベータ ツールも提供しています。 また、Gmail を使用すると、複数の受信トレイや SMS を簡単に組み合わせて機能を向上させることができます。

その他のツールには、電子メールをスパムまたはプロモーションにフィルタリングする、機密性の高い電子メールに有効期限を設定する、統合された権利管理、メッセージごとの 2 要素認証などがあります。

b) 見通し

以前は Hotmail として知られていた Outlook は、メールの受信トレイをより効果的に管理するための組み込みツールを備えた、もう 1 つの人気のあるメール プラットフォームです。 モバイル カレンダーの統合、古いメール アカウントのロールオーバー、配布リストの設定など、すべてユーザー フレンドリーなプラットフォームで行います。

Outlook では、クイック パーツを使用して定型文を電子メールの本文にすばやくドロップすることもできます。 また、スケジュールされた電子メール、自動転送と返信、暗号化、およびその他のサードパーティのアドオンなどの機能も利用できます.

c) ヤフーメール

Yahoo はメール プロバイダーとしては死につつありますが、多くの中小企業や組織は、ビジネス メール アカウントの管理に Yahoo を使用しています。 専門家の間では、Yahoo メールをやめて、仕事用のメール アドレスを Gmail または Outlook に切り替えるという意見が一致しています。 他のプロバイダーはより多くのツールと統合を提供していますが、ビジネス目的に不可欠なより優れたセキュリティ機能も提供しています.

ただし、同社は最近、Yahoo Mail Pro と呼ばれる新しいメール プラットフォームをリリースしました。これは、カスタマー サポートを備えた広告なしのメール エクスペリエンスです。

9) 受信トレイに並べ替えフィルターを使用する

並べ替えフィルターを使用すると、メールを受信したときに、メールを適切なフォルダーとメール カテゴリに自動的に並べ替えることができます。 各メールをそれぞれのフォルダーに手動で並べ替えて、2 回目または 3 回目に再度開くのではなく、メールの並べ替えがこのプロセスを処理します。

これにより、メールの受信トレイの管理に費やす時間が短縮されて生産性が向上するだけでなく、毎日手動でメールを整理しなくても、メールの受信トレイを整理しておくことができます。 複数の用語とアクションのフィルターを作成できます。 効果的な電子メールの並べ替えフィルターを作成するために知っておく必要があるのは、電子メール プロバイダーに検索させたい用語と、その用語が特定された後に実行するアクションです。

たとえば、フィルターを設定して、「ASAP」という用語を含むメールを優先フォルダーに並べ替えることができます。 または、特定の送信者から送信された電子メールに自動応答が届きます。 これにより、専門家がビジネス メールをより適切に整理するために必要な管理アクションの数が最小限に抑えられます。

Gmail でフィルターを追加してラベルを並べ替える-1 分

10) 同様のメール用にさまざまなテンプレートを作成する

また、自分の役割と責任に応じて、よく送信する同様の電子メールのさまざまな電子メール テンプレートを作成することもできます。 送信済みフォルダーを確認すると、返信するメールや送信する情報にいくつかの傾向があることがわかります。 通常送信するメールの種類を特定したら、それらを使用して、繰り返し使用できるメール テンプレートを作成できます。

使用できるメール テンプレートの種類の例を次に示します。

  • フィードバック
  • お礼メール
  • コーチング
  • 不在時のメール
  • 特定のアイテムまたは情報の要求
  • 講演に関するお問い合わせ

最終的な考え

メールの受信トレイを管理する方法はたくさんあります。これにより、メールに費やす時間を減らし、より多くの時間を仕事に費やすことができます。 受信トレイを管理し、無駄なサブスクリプションを解除し、可能な限りテンプレートを使用する時間を割り当てます。 1 分ルールを念頭に置いて、プロバイダが提供するメール ツールとアドオンを適用してください。 これらの実証済みのメール管理のヒントを今すぐ試して、最適なメール管理戦略を開発してください。