Outlook ルールの究極のガイド

公開: 2022-10-07

今日のデジタル世界では、多くの仕事関連のメッセージが電子メールで送信されます。 Outlook のルールを使用して、メールの受信トレイを常に適切に整理する方法を理解することが重要です。 いくつかの Outlook ルールを設定することで、時間を節約し、今後メールを見逃さないようにすることができます。 また、チームがより効率的に共同作業するのにも役立ちます。

Outlook ルールは何に使用されますか?

Outlook ルールは、受信トレイを自動的に整理したり、特定の重要なメッセージに関する最新情報を入手したりするために使用されます。 たとえば、同僚、上司、クライアント、ベンダーからの電子メールを自動的に分離して個別の電子メール フォルダに転送するルールを設定できます。

このようにメールを整理することで、重要なメールを見逃すことや、時間内に読まないことを防ぐことができます。 また、アクションが必要な優先度の高いメールと、後で読むことができる情報のみのメールを区別するのにも役立ちます。

Outlook のさまざまなルールで何ができますか?

Outlook ルールを使用する便利な方法はたくさんあります。 Outlook ルールを使用して、特定の送信者から送信されたものか、特定の単語やフレーズが含まれているかに基づいて、電子メールを受信トレイに自動的に移動できます。 また、フォローアップのために電子メールに自動的にフラグを立てたり、転送したりするためにも使用できます。 Outlook のルールを使用して、特定のメールを受信したときに特別な音を鳴らしたり、モバイル デバイスにアラートを送信したりすることもできます。

Outlook ルールは、メールを常に把握するための優れた方法です。受信トレイを設定して、自動的に整理することができます。 開封確認の設定に加えて、Outlook ルールは電子メール コミュニケーションを強化するのに役立ちます。

Outlook ルールの例

Outlook ルールの例は多数あります。 条件に基づいて任意のカスタム ルールを作成し、特定のアクションを適用し、ルールの例外を作成することもできます。 Outlook ルールは、メール管理を成功させるための優れた方法です。

Outlook ルールの条件の例

Outlook ルールの例のステップ 1

Outlook ルールには 3 つの部分があります。

  1. 条件: 送信者、電子メール内の単語、または受信者などに基づいて、アクションを受信する電子メールと受信しない電子メールを決定するために使用されます。 電子メールの状態が特定されると、電子メールの転送、整理、削除、またはフラグ付けなど、アクションは何でもかまいません。

2.アクション: 条件が満たされると、Outlook はプロンプトやユーザーの介入なしにアクションを実行します。 アクションは次のとおりです。

  • メールを特定のフォルダに移動する
  • メールの分類
  • 不要なメールの削除
  • メールの転送
  • メールにフラグを立てる

3.例外: Outlook ルールを微調整できます。 たとえば、上司からのすべての電子メールにフラグを付けて、アクションのために特別なフォルダに送信したいが、これは直接送信された電子メールにのみ行いたいとします。 上司からのすべてのメールに対して Outlook ルールを設定できます (これが条件です) が、まとめて送信されたメールは除外できます (これは例外です)。

最も一般的に使用される上位の Outlook ルールの例を次に示します。

1. Outlook ルールに基づいて、特定のメールを自動的にフォルダーに移動する

業界ニュースの最新情報を入手することは重要ですが、自社のビジネスの最新情報を入手することが最も重要です。 購読しているすべてのニュースレターまたはメーリング リストを別のフォルダーに移動するように Outlook ルールを設定して、後で時間があるときにそれらを確認できるようにすることができます。

または、優先度の高いメールを特定の受信トレイに移動する Outlook ルールを設定して、できるだけ早く確認できるようにすることもできます。 そうすれば、時間がない場合でも、最初にチェックするフォルダがわかるので、1 日の早い段階で最も重要なメッセージにアクセスできます。

2. Outlook ルールに基づいて電子メールを自動的に削除する

自分に関係のないメールを定期的に受け取ることがあります。 これは、あなたが全社的なメーリング リストに参加していて、他の部署からのメールを CC で受信していることが原因である可能性があります。 また、登録解除できないメーリング リストに登録したことが原因である可能性もあります。 このようなシナリオでは、これらのメッセージを自動的に削除する Outlook ルールを設定できます。

3. Outlook のルールに基づいて、特定のメールに自動的にフラグを設定または転送する

多くの電子メール ユーザーは、Outlook のフラグ システムを利用して、フォローアップ用の電子メールを識別しています。 手順をスキップして、フォローアップのために赤いフラグを手動でチェックするのをやめるには、それを自動的に行う Outlook ルールを設定します。 たとえば、このルールを使用して、VIP クライアントからの電子メールに自動的にフラグを付けて、できるだけ早くそれらを読むことができるようにすることができます。

アシスタントや秘書と一緒に仕事をしている場合は、Outlook ルールを使用して特定のメッセージを転送することもできます。 オンボーディングまたはトレーニングを開始したばかりの新入社員がいるとします。 すべての電子メールがアクションのためにアシスタントに自動的に送信されるようにルールを設定し、新入社員に関連する小さなタスクを委任して、彼らがより迅速にアクションを実行できるようにすることができます。

Outlook ルールの例に基づいて特定のメールを転送します。

Outlook ルールに基づいてメールを転送する

このルールを使用して、特別なクライアントや従業員が特別な注目を集めているように感じさせることもできます. 製品に関する質問や特別なリクエストを会社の所有者に電子メールで送信すると、それを担当できる従業員にすぐに転送できます。 顧客は、自分の要求を個人的に実行しているのは会社の所有者であるかのように感じられるため、より価値があると感じるでしょう.

アラートを設定すると、重要なメッセージに適切な情報で迅速に対応できるようになり、優れたデジタル市民権が確保されます。 この機能は、非営利団体、医療機関、または法律の分野で働いている場合など、迅速な対応と行動に依存する多くの人々と仕事をしている場合に特に役立ちます。

4.特定のメールのアラートとして特別なサウンドを自動的に再生する

多くの人が「You Got Mail!」を覚えています。 電子メールの黎明期のアラートと、最初の電子メール メッセージを受信したときの興奮。 しかし、企業や個人がほぼすべての目的でメールを使用し始めると、その興奮はすぐに消え去りました。 ただし、上司や重要な顧客からメールを受信したときに再生する特別なサウンド アラートを設定すると、何百ものメッセージをふるいにかけることなく、仕事の優先順位を付けることができます。 また、受信するすべての電子メールの警告音を聞くのを避けるのにも役立ちます。

Outlook でルールを作成する方法

ここでは、独自の Outlook ルールを作成する方法について、すばやく簡単に段階を追って説明します。

  1. 上位レベルの「設定」タブを見つけます。
  2. 「Outlook のすべての設定を表示」を選択します。
  3. クリックメール
  4. 「ルール」をクリックします。
ルールの Outlook 設定
  1. 左上の「ファイル」タブを見つけます。
  2. 「ルールとアラートの管理」をクリックします。
  3. 「新しいルールを追加」をクリックします。
Outlook ルールのステップ 1 を作成する

ここから、最も一般的なルール (テンプレート) から選択するか、独自のルールを作成できます。 共通のルールを適用するか、独自のルールを作成するかに応じて、以下の手順を参照してください。

Outlook ルールを作成する ステップ 2

テンプレートからの Outlook ルールの作成

  1. 「最新情報を入手」または「整理」列のいずれかから、適用するテンプレートを選択します。 「次へ」をクリックします。
  2. ステップ 2: ルールの説明を編集するに進みます。 関連する下線付きの値をクリックし、[次へ] をクリックします。
  3. [ステップ 1: 条件の選択] で、条件 (アクションの正しい電子メールが識別される基準) を選択します。 提示された値の 1 つをクリックします。
  4. 「ステップ 2: ルールの説明を編集する」に値の詳細を入力します。 「次へ」をクリックします。
  5. ステップ 1 でルールの例外を入力します。必要に応じて例外を選択します。 「次へ」をクリックします。
  6. [ステップ 2: ルールの説明を編集する] の下にある下線付きテキストの値を選択します。 「次へ」をクリックします。
  7. [ステップ 1: このルールの名前を指定する] の下にルールの名前を入力します。
  8. 必要に応じて、[ステップ 2: ルール オプションの設定] で追加のアクションを選択します。
  9. 「完了」をクリックします。 出来上がり! テンプレートからのルールの設定が完了しました。

新規またはカスタム Outlook ルールの作成

  1. 「ファイル」タブをクリックします。
  2. 「ルールとアラートの管理」を選択します。
  3. 「新しいルール」をクリックします。
  4. 「空のルールから始める」を選択し、「送信するメッセージにルールを適用する」または「受信するメッセージにルールを適用する」のいずれかを選択します。 「次へ」をクリックします。
  5. [ステップ 1: 条件の選択] で、ルールが満たす必要のある条件を指定します。
  6. 「ステップ 2: ルールの説明を編集する」で、ルールの基本条件の値を指定します。 「次へ」をクリックします。
  7. [ステップ 1: アクションの選択] で、メッセージの処理内容を選択します。
  8. ステップ 2: ルールの説明を編集し、下線付きのアクションの値を定義します。 「次へ」をクリックします。
  9. [手順 1: 該当する場合は例外を選択] に例外を追加します。
  10. ステップ 2 の下にある下線付きの値を入力します。[次へ] をクリックします。
  11. [Finish Rule Setup] セクションの下に、新しいルールの名前を入力します。
  12. 「完了」をクリックします。

Outlook ルールのワイルドカード

一部のデータ プラットフォームでは、ワイルドカードを使用して、入力したテキストだけでは特定できないさまざまなデータを検索できます。 たとえば、文字「ace」で始まるすべての単語を検索する場合、通常は ace* と入力して検索を実行できます。

ただし、Outlook ではワイルドカードを使用できません。 つまり、Outlook ルールに使用する単語や語句について、非常に具体的でなければなりません。

メッセージからルールを作成する方法

ルールを設定したい電子メールがすでに目の前にありますか? 既存のメッセージのルールを簡単に設定できます。

  1. 既存のメッセージを右クリックし、[ルール] > [ルールの作成] をクリックします。
  2. 条件を選択し、条件に基づいてメッセージを処理します。 これは、ルールのテンプレートを選択するために実行する手順に似ています。
  3. ルールを作成したら、「OK 」を選択します。
  4. 「現在のフォルダーにあるメッセージに対して今すぐこの新しいルールを実行する」チェックボックスをクリックし、「OK」を選択します。 これにより、フォルダ内の新規メッセージと既存メッセージの両方にルールが設定されます。

Outlook でルールを作成する方法については、この素晴らしいビデオ チュートリアルをご覧ください。

ケビン・ストラトバートによるビデオ

Outlook でルールを管理する方法

Outlook で既存のルールを編集する方法は次のとおりです。

Outlook でルールを編集する方法

  1. [ファイル] > [ルールとアラートの管理] をクリックします。
  2. 編集するルールの横にあるチェックボックスをオンにします。
  3. [ルールの変更] をクリックしてから、変更するタイプをクリックして、手順を完了します。

Outlook ルールを削除する方法

  1. 「ファイル」をクリックします。
  2. 「ルールとアラートの管理」を選択します。
  3. ポップアップ ボックスで、削除するルールを選択し、それを選択して [削除] をクリックします。
Outlook ルールを削除する方法

Outlook ルールをエクスポートする方法

チームの他のメンバーが使用できるように Outlook ルールをエクスポートする場合は、次の手順に従って簡単に実行できます。

  1. 「ファイル」をクリックします。
  2. 「ルールとアラートの管理」をクリックします。
  3. 「ルールのエクスポート」をクリックします。
  4. ルール ファイルを保存するフォルダーを選択し、[ファイル名] ボックスに、エクスポートする一連のルールの名前を入力します。
  5. 「保存」をクリックします。

Outlook ルールをインポートする方法

同僚から与えられたルールを受信箱に設定したい場合は、同僚のルールをインポートできます。

  1. 「ファイル」をクリックします。
  2. 「ルールとアラートの管理」をクリックします。
  3. 「ルールのインポート」をクリックします。
  4. インポートするルールを選択し、[開く] をクリックします。
Outlook ルールのエクスポート

メールを転送する Outlook ルール/Outlook での自動転送

Outlook ルールを設定することで、メールを自動的に転送できます。 これは、別の電子メール アカウントからのメッセージを読んで返信したい場合や、アシスタントや同僚などの誰かがあなたの代わりに電子メールを受信して​​返信したい場合に最適です。

  1. ページの上部にある [設定 - Outlook のすべての設定を表示] をクリックします。
  2. 「メール – 転送」を選択します。
  3. 「転送を有効にする」をクリックし、転送先メールアドレスを入力します。
  4. 「保存」を選択します。
  5. 元のメール メッセージを受信トレイで取得できるようにしておく場合は、[転送されたメッセージのコピーを保持する] を選択します。

Outlook ルールが機能していませんか?

Outlook ルールが正しく設定されていない場合は、編集ウィンドウに戻り、ルールが正しく機能することを確認してください。

  1. 「ファイル」をクリックします。
  2. 「ルールとアラートの管理」をクリックします。
  3. 赤いフォントで表示されるため、問題のあるルールが表示されます。 赤色のルールの横にあるチェックボックスをオンにします。
  4. 必要に応じてルールを編集し、[OK] をクリックします。
Outlook ルールが機能しない

結論

Outlook ルールを使用すると、メールを整理し、特定のアイテムを自動的に処理することで、時間を節約できます。 これらは簡単に設定、編集、削除できるため、特に毎日多くのメールを扱う場合は、使用しない理由はありません。

よくある質問

Outlook でルールを作成するにはどうすればよいですか?

独自の Outlook ルールを作成するか、共通のテンプレートを使用できます。 設定するルールのタイプに応じて、上にスクロールして詳細な手順を確認してください。

Outlook ルールはどこにありますか?

[ファイル] と [ルールとアラートの管理] を選択すると、既存の Outlook ルールをすべて表示し、新しいルールを設定できます。

Outlook で使用されるルールは何ですか?

Outlook ルールは、送信者、特定の単語、またはその他の条件に基づいて電子メールを識別できます。 その後、特定のフォルダーへの送信、他のユーザーへの転送、削除、特別なサウンドの再生、モバイル デバイスへのアラートの送信などのアクションを自動的に適用できます。

メールを Outlook の特別なフォルダーに移動するにはどうすればよいですか?

特定の電子メールを特別なフォルダに自動的に送信する Outlook ルールを設定できます。

2 種類の Outlook ルールとは何ですか?

Outlook ルール テンプレートには、「整理」と「最新の状態」の 2 種類があります。

Outlook ではいくつのルールを設定できますか?

相互に競合しなければ、設定する Outlook ルールの数に制限はありません。 ルールに問題がある場合、Outlook はルールを赤で強調表示して警告します。

Outlook ルールを自動的に実行できますか?

Outlook ルールを設定すると、自動的に実行されます。

Outlook ルールは現在の受信トレイにのみ適用されますか?

Outlook ルールは今後のすべてのメッセージに適用され、既存のメッセージにも適用するオプションがあります。

Outlook ルールが常に機能するとは限らないのはなぜですか?

設定が不適切な場合、Outlook ルールは機能しません。 Outlook は、ルールを赤で強調表示して、これを通知します。